Το σύστημα αρχειοθέτησης που χρησιμοποιώ για τα έγγραφα του σπιτιού μας.

Τα έγγραφα είναι ένα σημαντικό τμήμα των αντικειμένων που φυλάγουμε και αρχειοθετούμε στο σπίτι. Η οργάνωσή τους είναι ένα από τα πιο κομβικά σημεία για δύο λόγους. Πρώτον, θα πρέπει να τα έχουμε σε ασφαλές σημείο και να τα προσέχουμε, γιατί συχνά πρόκειται για χαρτιά που, αν χαθούν, είναι δύσκολο και χρονοβόρο να τα ξαναβρούμε. Δεύτερον, η οργάνωσή τους και η αρχειοθέτησή τους πρέπει να είναι τέτοια, ώστε να μπορούμε ανά πάσα στιγμή να βρούμε αυτό που ψάνουμε, χωρίς χρονοτριβές και ανακατωσούρες.

Το βιβλίο «Σπίτι σε τάξη, ζωή σε τάξη» είναι ο οδηγός μου σε πολλά ξεκαθαρίσματα και τακτοποιήσεις που κάνω, με στόχο το μινιμαλισμό και τη μείωση του όγκου των αντικειμένων στο σπίτι. Η συγγραφέας του, η Μαρί Κόντο, λέει πως πρέπει να πετάξουμε τα περισσότερα από τα χαρτιά που κρατάμε και εν συνεχεία να τα κατατάξουμε με το εξής κριτήριο: αυτά που χρησιμοποιούμε συχνά και αυτά που δε χρησιμοποιούμε συχνά.

Διαβάστε επίσης: Κριτική βιβλίου «Σπίτι σε τάξη, ζωή σε τάξη»

Ωστόσο, αυτός ο διαχωρισμός δε μου φαίνεται βολικός, στο μεγαλύτερο τουλάχιστον μέρος των εγγράφων. Εφάρμοσα, όμως, αυτή τη συμβουλή σε μια υποκατηγορία εγγράφων και θα σας εξηγήσω παρακάτω πώς ακριβώς.

Πριν από λίγους μήνες κάναμε με το Γιώργο μια καλή εκκαθάριση και είχα ανεβάσει τη σχετική φωτογραφία στο Instagram. Συνειδητοποιήσαμε πως είχαμε κρατήσει πάρα πολλές φωτοτυπίες από έγγραφα (επικυρωμένες και μη -ξέρετε πως οι δημόσιοι φορείς δε ζητούν πλέον επικύρωση σε επίσημα έγγραφα;), αποδείξεις αγορών ούτε θυμάμαι από ποιο έτος, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις που ποτέ δε θα ξανακοιτούσαμε, εκκαθαριστικά προ αμνημονεύτων ετών, αναλυτικές βαθμολογίες από τις σχολές μας και πολλά ακόμη που ήταν παραπάνω από άχρηστα!

Σας προτείνω πριν εφαρμόσετε ένα νέο σύστημα οργάνωσης και αρχειοθέτησης (είτε εμπνευστείτε από το δικό μου λιγότερο ή περισσότερο, είτε φτιάξετε το δικό σας), να κάνετε πρώτα μια καλή εκκαθάριση. Θα δείτε ότι έχετε κρατήσει πάρα μα πάρα πολλά χαρτιά που δε θα ξανακοιτάξετε ποτέ!

Το δικό μου σύστημα λειτουργεί ως εξής!

1. Φάκελοι ατόμων

Σε μεγάλους φακέλους με λάστιχο έχω χωρίσει τα χαρτιά που αφορούν κάθε ένα άτομο της οικογένειας. Υπάρχει ένας για το Γιώργο (ΑΦΜ, πτυχία, στρατού, εργασιακά κλπ), ένας για μένα (πτυχία, ΑΦΜ κλπ) και ένας για κάθε μία από τις κόρες μου.

Στο φάκελο του καθενός υπάρχουν τα χαρτιά που τον αφορούν και πάνω-πάνω είναι αυτά που χρησιμοποιούμε πιο συχνά. Για παράδειγμα, στο δικό μου και στου Γιώργου, έχω πάνω-πάνω το ΑΦΜ και το ΑΜΚΑ που χρειαζόμαστε συχνότερα και στων κοριτσιών έχω τις ληξιαρχικές πράξεις γέννησης, που τις χρειαζόμαστε για αιτήσεις εδώ κι εκεί.

2. Φάκελοι σπιτιού και οικογένειας

Σε άλλο φάκελο με λάστιχο έχω τα χαρτιά που αφορούν το σπίτι και τα περιουσιακά μας στοιχεία, στα οποία δεν ανατρέχουμε συχνά. Συμβόλαια, χαρτιά της πολεοδομίας και ενεργειακά πιστοποιητικά που τα κρατάω ως ιστορικό αν μου ζητηθούν.

Άλλος φάκελος περιλαμβάνει τα της οικογένειας, δηλαδή χαρτιά που μας αφορούν όλους ως πρόσωπα, όπως ληξιαρχική πράξη γάμου, χαρτιά δήλωσης δημοτικότητας των παιδιών κλπ.

Δεν κρατάω αποδεικτικά από παλιότερα εκκαθαριστικά, γιατί πλέον είναι όλα διαθέσιμα online στην ιστοσελίδα του taxisnet.

3. Φάκελοι εγκυμοσύνης

Σε φακέλους με ζελατίνες έχω κρατημένες όλες τις εξετάσεις και όλα τα σχετικά με τις εγκυμοσύνες μου – κάθε εγκυμοσύνη στο δικό της φάκελο. Όπως σας έχω πει στα 60 πράγματα για μένα, οι εγκυμοσύνες μου ήταν κι οι 2 περιπετειώδεις, οπότε κρατάω το ιστορικό για να το έχω για μελλοντική αναφορά.

4. Τα συχνά χρησιμοποιούμενα

Σε αυτή την κατηγορία εφαρμόζω τον κανόνα της Μαρί Κόντο περί συχνής χρήσης και κρατώ σε μια ξεχωριστή διαφανή ζελατίνα, που βρίσκεται μόνη της έξω από φακέλους, τα στοιχεία για την πλατφόρμα του ΟΑΕΔ, επειδή τα χρειάζομαι σχετικά συχνά για να ανανεώνω την κάρτα ανεργίας και να εκδίδω πιστοποιητικό ανεργίας. Έτσι, δεν ανοίγω κάθε φορά το φάκελο «Μαρία» για να τα βρω.

Εκεί έχω και τα στοιχεία που χρειάζομαι για να κάνω αίτηση αναπληρωτών, διότι ζω ακόμα με την ελπίδα ότι θα με πάρουν κάπου κοντά στο σπίτι μου, αλλά ποιον πήραν ποτέ κοντά στο σπίτι του με την πρώτη; Τέλος πάντων, αυτή είναι μια άλλη πονεμένη ιστορία χαχα!

5. Εγγυήσεις

Σε έναν μικρό διαφανή φάκελο, κρατώ τις εγγυήσεις από μεγάλες αγορές, που ισχύουν ακόμα. Κάθε χρόνο τις ελέγχω και πετώ όσες έχουν λήξει.

6. Αποδείξεις

Αν η απόδειξη είναι και εγγύηση, εμπίπτει στην προηγούμενη κατηγορία και εκεί πηγαίνει. Αποδείξεις από καθημερινές αγορές δεν κρατάω πολλές. Ξέρω περίπου ποιο ποσό χρειάζεται για να δηλωθεί στα φορολογικά μας βάσει των εσόδων μας και κρατάω μόνο εκείνες που έχουν κάπως μεγάλα ποσά και αθροιστικά θα βγάλουν το ποσό αυτό. Τις κρατάω σε ένα κουτί παπουτσιών σε ένα χαμηλό ντουλάπι της κουζίνας, όπου είναι εύκολα προσβάσιμο.

Κρατάω πάντα όμως με προσοχή όλες τις αποδείξεις γιατρών και φαρμακείων, γιατί μετράνε ξεχωριστά στα φορολογικά. Αυτές μπαίνουν σε έναν διαφανή πλαστικό φάκελο, μαζί με τους άλλους μεγάλους φακέλους. Στο τέλος κάθε φορολογικού έτους τις αθροίζω και τις δίνω στο λογιστή.

7. Λογαριασμοί

Έχουμε ζητήσει κάποιοι λογαριασμοί να έρχονται μόνο ηλεκτρονικά. Το έχει αναλάβει ο Γιώργος και μόλις πάρει το email, κανονίζει να τους πληρώσει την επόμενη μέρα. Είναι συνεπέστατος και αυτό με έχει απαλλάξει από μια πρόσθετη δουλειά, καθώς δεν τους έχω στο νου μου!

Σίγουρα είναι βολικό να ρυθμίζονται και με πάγια τραπεζική εντολή, ώστε να μην τρέχεις κάθε τόσο, αλλά δεν το θέλαμε, γιατί προτιμάμε να τα βλέπουμε και να παρακολουθούμε πόσα χρήματα δίνουμε κάθε φορά.

Μόλις έρθει ένας έντυπος λογαριασμός με το ταχυδρομείο, φροντίζουμε να τον πληρώσουμε όσο πιο σύντομα γίνεται. Μέχρι να τον πληρώσουμε όμως, τον αφήνω πάνω στην παπουτσοθήκη ή τον «αναρτώ» στη γωνία του καθρέφτη κοντά στην εξώπορτα (είναι κόλπο που υιοθέτησα από το πατρικό μου). Έτσι, τον βλέπουμε μπροστά μας συνέχεια και μας γλιτώνει από τον κίνδυνο να το ξεχάσουμε! Είμαι πολύ αυστηρή στο ότι δε θα αλλάξει θέση μέχρι να πληρωθεί, οπότε πολλές φορές, αν τύχει και το αφήσουμε, αφού τακτοποιήσουμε τα πάντα και μείνει μόνο εκείνος πάνω στο έπιπλο, αναγκαζόμαστε να τον πληρώσουμε για να φύγει!

Μέσα σε μια διαφανή ζελατίνα κρατάω τις αποδείξεις από τους 3 τελευταίους  πληρωμένους λογαριασμούς (ΔΕΗ, νερό, λογαριασμός τηλεφώνου, κοινόχρηστα). Κάθε τρίμηνο πετάω τις παλιότερες και κρατάω τις πιο πρόσφατες.

 

Όλα τα παραπάνω τα φυλάω σε ένα συρτάρι.

Στην άκρη του συρταριού έχω τα βιβλιάρια υγείας των κοριτσιών, για να τα αρπάζω αμέσως πριν φύγουμε για την παιδίατρο (διότι συνήθως φεύγουμε αλαφιασμένοι χαχα!).

8. Delivery και διαφημιστικά

Σε ένα συρτάρι της παπουτσοθήκης, καταπατώντας τις αρχές του μινιμαλισμού που ορίζουν ότι πρέπει να τα πετάξουμε, έχω διαφημιστικά από delivery. Τα κρατάω κυρίως επειδή στο Κιλκίς τα περισσότερα μαγαζιά δεν έχουν ιστοσελίδα όπου μπορείς να δεις το μενού και τις τιμές (αντίθετα από άλλες μεγαλύτερες πόλεις).

Είμαι, όμως, συνεπής στο να φυλάω πολύ λίγα, μόνο από εκεί που παραγγέλνουμε (γιατί γενικά προτιμάμε σταθερά μία πιτσαρία, ένα γυράδικο, μία κρεπερί, μία καφετέρια για delivery), οπότε δεν υπάρχει λόγος να κρατάω διαφημιστικά από μέρη που ξέρω ότι ποτέ δε θα προτιμήσουμε.

Διαφημιστικά από άλλες υπηρεσίες (υδραυλικά, τεχνικά) δεν κρατάω ποτέ. Εκείνα ή θα τα βρω στο Google ή θα ξέρει να με κατευθύνει κάποιος γείτονας ή συγγενής, γιατί στις μικρές πόλεις συνήθως με συστάσεις τα βρίσκεις αυτά!

9. Επαγγελματικές κάρτες

Ξέρω ότι υπάρχει το Google και οι αρχές του μινιμαλισμού υπαγορεύουν να τις πετάξεις όλες, αλλά ομολογώ ότι έχω ένα ειδικό μπλοκ με θήκες και κρατάω κάποιες κάρτες. Οι περισσότερες είναι από γιατρούς που συνεργάστηκα στην εγκυμοσύνη και θέλω να έχω τη σιγουριά ότι έχω τα κινητά τους. Πιστεύω, ωστόσο, ότι στην επόμενη εκκαθάριση θα τις ξεφορτωθώ!

10. Εγχειρίδια χρήσης συσκευών

Όλοι οι μινιμαλιστές που έχω βρει, ορκίζονται ότι πρέπει να πετάξουμε όλα τα εγχειρίδια χρήσης των συσκευών, αφού πλέον μπορούμε να βρούμε τα πάντα στο ίντερνετ. Το έχω κάνει για τα περισσότερα, αλλά κάποια τα έχω κρατήσει, γιατί όντως ανατρέχω. Για παράδειγμα, του πλυντηρίου πιάτων, γιατί θέλω να βλέπω πόση ώρα διαρκεί κάθε πρόγραμμα και σε ποια θερμοκρασία πλένει.

Όσα έχω κρατήσει, τα έχω κάπου κοντά στη συσκευή (του πλυντηρίου πιάτων το έχω σε ένα ντουλάπι της κουζίνας, του στεγνωτηρίου σε ένα ντουλάπι του μπάνιου κοκ).

Τι δεν κρατάμε:

Επιμορφωτικό υλικό… nope!

Τις απλές σημειώσεις της σχολών μας, με το μορφή τετραδίων και δεμένων βιβλίων, τις έχουμε ξεφορτωθεί κι εγώ κι ο Γιώργος. Έχουμε κρατήσει μόνο τα βιβλία που είναι ποιοτικά και θα μας φανούν χρήσιμα σε μελλοντικές αναζητήσεις. Κακά τα ψέματα, υπάρχει περίπτωση να ανοίξουμε ποτέ ένα τετράδιο προ δεκαετίας για να βρούμε μια πληροφορία;

Ο Γιώργος, λόγω της δουλειάς του, παρακολουθεί συχνά σεμινάρια και επιμορφώσεις. Κάποτε κρατούσε τα δεμένα corpus που του έδιναν, γιατί υποτίθεται ότι θα τα χρειαζόταν. Η Μαρί Κόντο προτείνει να τα ξεφορτωθούμε όλα αυτά, γιατί σίγουρα ποτέ δε θα ανατρέξουμε να τα ξαναδιαβάσουμε. Συμφωνώ με αυτή την άποψη και συμφώνησε και ο Γιώργος, οπότε στην τελευταία εκκαθάριση τα πετάξαμε όλα.

Αν χρειαστεί κάτι, ρωτάει τους συναδέλφους ή ανατρέχει στο portal της δουλειάς του. Εκεί βρίσκει την απάντηση πολύ πιο γρήγορα και του αποτυπώνεται πολύ πιο αποτελεσματικά (αποδεδειγμένο από παραδείγματα!) από το να καθίσει και να ξεφυλλίσει ένα σημειωματάριο -το οποίο τόσα χρόνια η αλήθεια είναι ότι ποτέ δεν έκανε!

Φωτοτυπίες… nope!

Δεν κρατάμε φωτοτυπίες από τίποτα. Κάθε φορά που χρειαζόμαστε ένα πρωτότυπο το ζητάμε από το Δήμο ή το ΚΕΠ εκείνες τις μέρες και κάθε φορά  που χρειαζόμαστε ένα αντίγραφο, το φωτοτυπούμε εκείνη τη μέρα. Αυτό μας εξυπηρετεί καλύτερα, γιατί εκτός από το ότι πολλά έγγραφα συχνά έχουν περίοδο ισχύος μερικών μηνών, δεν πιάνουν περιττό χώρο οι φωτοτυπίες.

 

Σε αυτή την ανάρτηση συνεργάζομαι με την αγαπητή μου Τριανταφυλλένια, γνωστή στη blogόσφαιρα και ως Κορίτσι Μάλαμα. Έχουμε πολλά κοινά, αγαπάμε και οι δύο την απλοποίηση της ζωής, την οικονομία και την οργάνωση. Το blog της είναι από τα αγαπημένα μου! Έχει γράψει κι εκείνη παλιότερα μια παρόμοια ανάρτηση σχετικά με την οργάνωση των εγγράφων. Διαβάστε την εδώ: Back to Basics: Η οργάνωση των εγγράφων.

Πείτε μου αν βρίσκετε βολικό το σύστημα που χρησιμοποιώ! Εσείς ποια άλλη συμβουλή οργάνωσης εγγράφων έχετε να δώσετε;

Μαρία

Η οργάνωση των εγγράφων στο σπίτι είναι μια σημαντική δουλειά. Διαβάστε το δικό μου σύστημα αρχειοθέτησης.

8 Comments

  1. Τριανταφυλλένια 18/04/2018 at 11:05

    Μαρία μου πολύ χρήσιμη η ανάρτηση σου!
    Καταρχήν μου έδωσες πάτημα να ξεφορτωθώ κι άλλα βιβλία της σχολής! Θέλω αλλά με πιάνει ένα «μήπως το χρειαστώ» κάτι που δεν έχει συμβεί ως τώρα! Άλλωστε, τι να τα κάνεις τα επιστημονικά βιβλία 10 και 20ετίας; Αφού συνέχεια η επιστήμη προχωρά!
    Με ξεσήκωσες επίσης να κάνω ένα ξεκαθάρισμα πάλι στα έγγραφα μου! Σε φιλώ!!!

    Reply
    1. Μαρία 18/04/2018 at 14:23

      Σκέψου πόσα χρόνια τώρα λες «μήπως το χρειαστώ» και τελικά δεν το άνοιξες ποτέ! Καλή εκκαθάριση, Τριανταφυλλένια!!

      Reply
  2. Νικολέττα 18/04/2018 at 15:56

    Πολύ ενδιαφέρον το άρθρο σου. Το τι χαρτομάνι μαζεύεται σε ένα σπίτι, είναι απίστευτο! Όλο τα οργανώνω και όλο ανοργάνωτα είναι! Βέβαια δεν βοηθάει και ότι ασχολούμαι και με διάφορα paper crafts! Εκεί να δεις πανικός!Εν τω μεταξύ παίζει να είμαι και ο πιο οργανωμένα ανοργάνωτος άνθρωπος που υπάρχει. Τρέλα σου λέω!

    Reply
    1. Μαρία 18/04/2018 at 16:03

      Γεια σου, Νικολέτα, και καλώς ήρθες! Να σου πω την αλήθεια, πιστεύω ότι αν είσαι crafter οποιουδήποτε είδους, θέλει ένα κλικ περισσότερη οργάνωση γι’ αυτό σε όποιο λεβελ κι αν είσαι σε θαυμάζω!
      Εγώ είμαι ανοργάνωτη στα ρούχα, αλλά ξέρω πάντα που τα έχω χαχα! Καθένας με το στιλ του!

      Reply
  3. Kathy 04/05/2018 at 23:55

    Όσο οργανωτική είμαι τόσο ασυμμάζευτη είμαι ταυτόχρονα! Άλλες φορές χάνομαι από την πολλή οργάνωση! Χαχα! Πάντως εσύ είσαι σούπερ! Αχ αγχώθηκα τώρα γιατί εδώ και μία εβδομάδα θέλω να κάνω τις αποδείξεις για την φορολογική!

    Reply
    1. Μαρία 05/05/2018 at 12:05

      Πέρασα μεγάλο διάστημα χαμένη μέσα σε μικρούς και μεγάλους φακέλους και λίγο μεγαλύτερους και λίγο μικρότερους και κάποια στιγμή είπα ότι δεν πάει άλλο!
      Ειδικά της φορολογικής δήλωσης τα έχω μαζεμένα σε μια γωνιά για να μην τρέχω τελευταία στιγμή!

      Reply
  4. Κατερίνα Κωνσταντίνου 31/05/2018 at 16:36

    Μια χαρά ακούγονται όλα οργανωμένα και ταχτοποιημένα! Έτσι και εγώ τα έχω όλα σε ένα μεγάλο κλασέρ μαζεμένα σε κατηγορίες. Το δύσκολο μου είναι οι σημειώσεις που χρειάζονται για τις δουλειές μας αλλά έχω καταφέρει να τα έχω όλα σε τετράδια το οποία σκανάρω συχνά ώστε να τα έχω και σε ηλλεκτρονικό αρχείο για να μην κλαίμε!

    Reply
    1. Μαρία 31/05/2018 at 21:24

      Σκανάρισμα ακούω και ντρέπομαι που δεν το έχω βάλει στη ζωή μας ακόμα! Είμαι σίγουρη ότι προσφέρει μεγάλη ελευθερία στο να πετάξεις χωρίς τύψεις, Κατερίνα!

      Reply

Leave A Comment

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *

Αυτός ο ιστότοπος χρησιμοποιεί το Akismet για να μειώσει τα ανεπιθύμητα σχόλια. Μάθετε πώς υφίστανται επεξεργασία τα δεδομένα των σχολίων σας.